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Voluntariado

• Página central: Voluntariado
  • Colocar link para esta página na barra lateral (ex: na secção "Como apoiar" ?)
  • Reestruturar a página (ver abaixo tb)
    • Link para páginas com projectos específicos e info como fazer uma página para novo projecto

• Formulário de voluntário
  • Na wiki: na página Voluntariado; reestruturação da secção "Inscreva-se" ou em página própria ou subpágina
    • Já existe formulário para sócios com info sobre voluntariado > quando recebida info de sócio derivar parte relacionada com voluntariado centralmente (email?)
  • Em papel, para disponibilizar em eventos e iniciativas

• Centralizar informação: necessidade de email próprio ? voluntariado[at]wikimedia.pt

• Comunicação: canal próprio, ex mailing list, não deverá justificar-se: colocar voluntários na lista wikimediapt

• Integração da informação CIVICRM
  • Formulário sócio > colocação info *sócio* CIVICRM > derivar info *voluntariado* para canal específico > integração info voluntariado CIVICRM
  • Formulários voluntariado > derivar info para canal específico (se aplicável) > integração info CIVICRM

• CIVICRM
  • Secção no perfil, com info sobre estado de voluntariado de cada pessoa
    • Ex: activo/inactivo ; formação/valências/competências ; disponibilidade (por graus [ex: pouca, média, elevada] e/ou descritiva com palavras chave [ex: tardes; fim de semana; dias de semana depois 18h, 4ª e 5ª de manhã - para isto ter utilidade tem que ser um campo com texto pesquisável]

• Geral
  • Se possível garantir homogeneidade da info pedida relativamente ao voluntário, nos diversos canais (form de sócio, form própria, ficha papel)

A fazer [tudo o que está para trás, e ainda...]

• Fazer diagnóstico da situação actual a nível de voluntariado da associação
  • Reunir info básica de cada voluntário para colocar CIVICRM (ver acima)
  • Questionário específico para ter noção de áreas de sobrecarga e áreas deficitárias, etc

• Definir prioridades em termos de necessidades de voluntários (feito? ver form sócio)

• Definir estratégia de captação e gestão de voluntários
  • Captação
  • Definir públicos-alvo: (wikis wmf, estabelecimentos de ensino, fóruns, etc)
  • Como o fazer (comunicação; material de apoio e divulgação)
  • Integração: saber a oferta existente (o que existe para fazer e o que está em cada momento a ser feito)
  • Acompanhamento
  • Avaliação (ciclo de melhoria contínua)

...a desenvolver

Compilação de info em Maio 2010

• Quando se precisar de colocar informação sobre voluntariado que pode ser feito na Associação, na forma de página web, email, mensagem em listas electrónica, há que providenciar a seguinte informação:

1. Nome da organização
2. Endereço físico
3. Nº de telefone
4. Email
5. Endereço na Internet
6. Informação sobre oportunidade de voluntariado específicas ou então, sobre os tipos de trabalho que necessitam de voluntários
7. Informação sobre os objectivos da organização, sobre o seu programa, o valor para a comunidade e o valor dos voluntários para a organização.

• NÃO recrutar voluntários sem ter bem definido as posições/trabalhos que estes vão executar, ou seja, sem ter definido os próximos passos do trabalho do voluntário no tempo imediato.
• Uma falha comum é responder tardiamente a voluntários. A resposta a estes deverá ocorrer num período de tempo de 24/48 horas. Se não for possível responder via email neste tempo, então não colocar nos anúncios o endereço de email e sim um nº de telefone operacional.
• O recrutamento online não deve substituir o recrutamento offline. O primeiro deverá ser, tanto quanto possível, um reforço do segundo.

• MODELO DE DESCRIÇÃO DE POSIÇÕES DISPONÍVEIS
  • nome da organização
  • título da posição
  • objectivos principais
  • qual a razão de se estar a fazer esse trabalho (como se encaixa nos objectivos da organização)
  • o que faz a organização
  • deveres e responsabilidades
  • qualificações e equipamento necessário
  • a quem reportam
  • quem orientará
  • como se fará a orientação
  • tempo e local de trabalho
  • listar benefícios
  • considerações especiais
  • contactos

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• PASSOS

1. Determinar as necessidades do voluntariado
2. Criar descrições de posições/trabalhos disponíveis
3. Desenvolver um plano de recrutamento

• O método de recrutamento depende da resposta às seguintes perguntas:

1. Qual é o trabalho/posição
2. Quem se quer a fazer esse trabalho
3. Onde encontrar as pessoas para fazer o trabalho
4. Como fazer que se voluntariem para a organização
5. Porque razão é que darão voluntariado para a organização

• RECRUTAMENTO ORIENTADO
  • Um plano de recrutamento deve ser orientado para uma audiência específica. Os alvos deverão ter as aptidões/competências/conhecimentos (ACC) na área em causa.

• RECRUTAMENTO NÃO-ORIENTADO
  • Feito quando se recrutam pessoas sem ACC específicos ou quando se quer recrutar um grande nº por um curto período de tempo.

• Anúncios nos media
• Distribuição da material impresso
• Ter uma BD de voluntários: voluntários que prestaram serviço anteriormente poderão novamente ser úteis; outros que se propuseram mas que nunca foram contactados.
• Identificar centros/bancos de voluntariado existentes
• Estabelecer contactos com organizações, permitindo a partilha de oportunidades de voluntariado
  • Perguntar aos voluntários actuais sobre como recrutar outros voluntários / como deve ser a estratégia de voluntariado
  • Apresentar a organização de uma forma positiva, honesta e entusiástica
  • Identificar as qualidades que um voluntário "ideal" deve ter
  • Se possível, ter sessões de orientação para os voluntários
  • Permitir obter feedback dos voluntários
  • Reconhecer o trabalho e esforço feito pelos voluntários
  • Tentar NÃO recrutar mais pessoas do que aquelas que são efectivamente necessárias

• RECONHECIMENTO DO TRABALHO DOS VOLUNTÁRIOS
  • O trabalho de uma associação depende do trabalho dos seus voluntários, pelo que é crucial o trabalho de reconhecer o trabalho destes.
  • Deverá haver uma pessoa responsável por assegurar o contínuo reconhecimento dos voluntários
  • Este é um trabalho que deve ser feito tanto quanto possível, de uma forma informal e deve ser dito "obrigado" muitas vezes. Se possível, deve ser feito numa base pessoal e de maneira sincera.
  • As maneira de efectuar o reconhecimento devem ser diversificadas
  • O enfase deve ser dado à pessoa e não ao trabalho.
  • A certificação deve ser dada quando esta for pedida; em situações particulares e adequadas, também quando não for pedida.
  • O valor da gratidão depende do tempo que se demora a fazer o reconhecimento. Este deve ser feito tão perto quanto possível das metas alcançadas.